TERMS AND CONDITIONS

Hotel rooms close to the “Palais des Congrès” will be reserved by order of arrival of requests provided they are accompanied with the deposit.

On the Hotel Reservation Form you are requested to indicate your hotel choice. The Mathez Viazur Travel Agency reserves the right to book another hotel in the same category or in a lower one, should the desired accommodation be fully booked.
A Hotel voucher with all details concerning the reservation will then be sent to you. It should be presented on arrival at the hotel concerned.
Rates, mentioned in Euros (€), are per room (use as a single or a double), per night. Breakfast may be included and should be paid on spot. Any other type of room (ex.: triple room or suite) will be booked on request basis only, depending on the availability of the hotels. No check-in before 15:00 & Check-out time is latest at 12:00 (noon).

 

Les chambres des hôtels les mieux situés par rapport au «Palais des Congrès » seront attribuées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes et sous réserve expresse que l’acompte requis soit versé lors de la demande.
Sur votre bulletin de réservation d’hôtel, merci de bien vouloir indiquer le nom de l’hôtel que vous désirez réserver. Les Voyages Mathez Viazur se réservent le droit de réserver un autre hôtel de même catégorie ou de catégorie inférieure dans le cas où l’hôtel choisi serait complet.
Un bon d’hôtel (« voucher ») précisant tous les détails concernant l’hôtel réservé vous sera adressé. Il devra être présenté à l’arrivée à l’hôtel prévu.
Les tarifs mentionnés en € sont par chambre (à usage individuel ou double), par nuit. Les petits-déjeuners ne sont pas systématiquement inclus dans ce tarif et pourront être payés directement à l’hôtel ainsi que la taxe de séjour. Tout autre type de chambre (ex.: chambre triple ou suite) sera réservé sur demande uniquement, selon la disponibilité des hôtels. L’enregistrement à l’hôtel pourra se faire à partir de 15h00. Les chambres devront être libérées à 12h00 au plus tard.

 

 

PAYEMENT POLICY

3 nights deposit is required for each room reservation.
The hotel deposit will be deducted from your hotel bill, on departure. We will not handle any reservation received without the payment of the deposit. All requests should be sent in writing to the Mathez Viazur Travel Agency. The special mentioned Congress Rates cannot be guaranteed after May 18th, 2018.

Un acompte de 3 nuits est demandé pour chaque réservation de chambre.
Cet acompte sera déduit de votre facture d’hôtel. Nous ne traiterons aucune demande de réservation si elle n’est pas accompagnée de l’acompte. Les tarifs «Congrès» mentionnés ne sont pas garantis après le 18 mai 2018.

 

Payment should be made in Euro (€) by the following methods:

Credit Card : Visa, MasterCard, American Express

Bank Transfer : Please make draft payable in Euro to :
Account Name : VOYAGES C. MATHEZ VIAZUR
Bank Name: SMC - 45 Boulevard Dubouchage – 06000 Nice (FRANCE)
Bank Code: 30077 / Branch: 04951 / Account: 011121500200 / Key: 24
Swift Code: SMCTFR2A
IBAN: FR76 3007 7049 5111 1215 0020 024

All bank charges must be paid by the participant.
Please do not forget to indicate your ID and the reference of the congress on your order
.

 

CANCELLATION POLICY / CONDITIONS D'ANNULATION

Hotels

Any cancellation must be sent in writing to Mathez Viazur. As from August 20th, 2018 any change of name, date of stay or cancellation should be sent directly to the hotel you have booked.

Cancellation fees are as follows:

- From May 18th 2018                                  We keep the three nights deposit
- Between July 16th & August 1st, 2018      50% of total reservation amount
- As from August 1st, 2018                         Total reservation amount

 

Toute annulation doit être signifiée par écrit à Mathez Viazur. A partir du 20 août 2018, tout changement de nom, date ou annulation doivent être adressés directement à l’hôtel que vous avez réservé.
 
Des frais d’annulation seront retenus comme mentionnés ci dessous :

- A partir du 18 mai 2018                            retenue des trois nuits d’acompte
- Entre le 16 juillet & le 1 août 2018          retenue de + 50 % du montant total de nuits réservées
- A partir du 1 août 2018                            retenue de 100 % du montant total de nuits réservées

 

Tours

Any modification or cancellation has to be sent in writing to Mathez Viazur.
Starting from July 6th, 2018 Tours will be considered as confirmed and the payment will be kept.

Toute modification ou annulation devra être signifiée par écrit à Mathez Viazur.
A partir du 6 Juillet 2018, les inscriptions aux Tours seront confirmées et le paiement sera conservé.

 

GROUP BOOKING (10 rooms or more)

Please be advised that group bookings are via email and not online.
For group bookings special conditions will be applied. For your request, please contact us :

 Cigre2018@mathez-viazur.com

 

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